En el penúltimo día de agosto, cómo última entrega veraniega de los enemigos de la productividad personal os presento las claves para evitar el mayor enemigo de todos: el estrés y la ansiedad.

Cuando la vuelta a la normalidad se acerca, los viejos fantasmas de agobios, tareas acumuladas, imprevistos, saturaciones mentales, fechas límite y urgencias varias… vuelven también causándonos estrés y ansiedad que obstaculizan nuestra actividad y hacen pronto añorar las vacaciones pasadas.

Y esto no puede ser. No podemos estar siempre esperando estar de vacaciones para sentirnos bien. Con unas sencillas claves podemos combatir el estrés y la ansiedad todo el año y ser dueños de nuestro tiempo también en el trabajo.

• Descansar y dormir adecuada y suficientemente. No esperemos a sentirnos más relajados para dormir. Sólo durmiendo de forma correcta y durante el tiempo necesario y suficiente podremos sentirnos relajados y disminuir el estrés.
• Prever los asuntos y momentos de mayor exigencia de la jornada y asignarles el tiempo necesario y sin interrupciones. Tenemos que bloquear periodos para los asuntos más importantes y que nos demandan más concentración.
• Identificar las causas del estrés y hacerles frente. Muchas veces las causas de tu estrés no son tan evidentes y tendrás que contar con un profesional con la experiencia suficiente para, en el caso de que sufras un elevado estrés, ayudarte a detectar las causas que lo provocan y marcarte las pautas a seguir para disminuirlo.
• «Invertir» tiempo para «ganar» tiempo. Por ejemplo, algo tan sencillo como pararnos durante unos minutos, sin hacer nada, sólo para relajarnos, es una de las mejores inversiones de tiempo que podemos hacer. Cuando retomemos la actividad lo haremos con más ganas, con mejor actitud y nuestra eficacia aumentará.
• Divertirse y reírse. La diversión y la risa no están reñidas con la eficacia y la formalidad; por tanto, no sólo tenemos que divertirnos y reírnos fuera de la jornada de trabajo, sino también durante ella. Obviamente, sin excederse… El estrés y la ansiedad son enemigos de nuestra productividad personal, y la diversión y la risa son enemigos del estrés y la ansiedad. Y ya sabemos lo que dicen: los enemigos de nuestros enemigos son nuestros amigos.

Y por último, si quieres una solución definitiva para evitar el estrés y la ansiedad en tu trabajo, este próximo 8 de septiembre podrás participar en una nueva edición de nuestro programa LIBERTAD PERSONAL  que te ayudará a ser dueño de tu tiempo, no sólo en vacaciones sino también en tu actividad laboral como gerente y profesional.  

Para ser productivo hay que poder decirles «Sí» a los asuntos prioritarios que hemos decidido atender hoy, y para conseguir esto, tenemos que decirles «No» a otras actividades que no hemos decidido nosotros y que sólo van a afectar negativamente a nuestras prioridades.

Hay que tener también en cuenta que, muchas veces, decir “Sí” a un superior, colega o cliente supone decir que “No” a otro, y ese otro, normalmente es uno mismo o su familia o amigos. Responder con un «No» o con un «Más tarde» resulta muy beneficioso para nosotros. Podemos adornarlas un poco o decirlas sin rodeos, según con quién estemos hablando.

Decir que “Sí” resulta más sencillo porque estamos habituados a agradar y a buscar la aceptación de nuestros congéneres ya que somos animales sociales. Otro motivo por el que evitamos decir «No» es el miedo al qué dirán si no aceptamos. Pero normalmente, la gente está tan ocupada en sus cosas que pronto se olvidarán de que defendimos nuestra agenda y nuestros derechos.

Para aprender a decir «No», tenemos que hacer uso de los hábitos productivos que nos han servido también para combatir la procrastinación, y los asuntos y encargos imprevistos:

• Pensar y actuar con perspectiva, y decidir por uno mismo si la actividad o encargo que se está presentando en este momento es más importante que el asunto sobre el que se está trabajando y más importante que los asuntos previstos para los próximos días.
• Actuar de forma asertiva; es decir: manifestemos nuestra opinión y defendamos nuestros derechos, con naturalidad pero con firmeza, y de una manera que no ofenda ni afecte a los derechos de la otra persona. La asertividad es un arte fundamental en las relaciones humanas y laborales y es una habilidad que se entrena en nuestros programas de Organización personal.
• No amilanarse por la autoridad. Si la nueva tarea o encargo viene de parte de un jefe, de alguien que ocupa un nivel superior en el organigrama de la empresa, entonces decir «No» puede resultar engorroso; por eso, podemos decir algo como: «Por supuesto que lo haré, pero permítame que le muestre estos proyectos en lo que estoy trabajando».
• Expongamos nuestros planes de forma minuciosa y organizada. Digamos algo como: «He calculado que me van a llevar toda esta semana y parte de la siguiente; por tanto, lo que me acaba de encargar me impedirá acabar todos esto. ¿Qué prefiere usted que cancele o aplace para que pueda encargarme de esta nueva tarea?».
• Trasfiera la responsabilidad. Normalmente, esta persona no querrá cargar con la responsabilidad de que por su culpa no podamos cumplir nuestros planes.
• Mejor ser sinceros que no cumplir. Lo más difícil puede ser decir que no a un cliente, porque tenemos grabado a fuego el antiguo axioma de “El cliente siempre tiene la razón”. Y no es verdad. A pesar del miedo que nos puede dar exponer las dificultades de cumplir con las exigencias de un cliente, hay que tener en cuenta que es mejor explicarle razonada y calmadamente el porqué de nuestra negativa, que decirle que sí se va a cumplir con los plazos, requisitos o coste del producto o servicio y luego incumplir lo que prometimos.

Si quieres ganar más tiempo para ti, este próximo septiembre podrás participar en una nueva edición de nuestro programa LIBERTAD PERSONAL  que te ayudará a decir que NO a lo que no te conviene, y a trabajar las herramientas de planificación y organización más efectivas.

Por definición, los imprevistos no se pueden evitar. Si se pudieran prever ya no se llamarían imprevistos sino “asuntos previstos” y podríamos hacer uso del arte de la planificación para atenderlos de forma ordenada.

De hecho la planificación consiste en intentar ordenar lo previsible y estar preparado para ocuparnos de lo imprevisible y de esta manera reducir, en lo posible, la incertidumbre en nuestro quehacer diario.

Pero raro será que en un día de trabajo organizado no surgiera algún imprevisto o encargo inesperado. Incluso en estos periodos de vacaciones, en los que el ocio y el mayor tiempo libre nos permite una más laxa planificación, los imprevistos  nos pueden suponer un incremento del estrés y la ansiedad y dar al traste con un apacible y bien organizado plan vacacional.

Por tanto, las tareas imprevistas y los «marrones urgentes» son algo con lo que tenemos que convivir a diario, tanto en vacaciones  como en nuestra jornada laboral. Y esto supone conciliar el imprevisto con el resto de las tareas que queremos hacer cada día.

Para combatir los asuntos y encargos imprevistos que se nos van presentando, tenemos que contar con los buenos hábitos productivos que trabajamos en nuestro programa de ORGANIZACIÓN PERSONAL, como por ejemplo:

1. Planifica. La planificación será tu mejor aliada para reducir la incertidumbre. Y lo importante no es cumplir al 100% lo planificado, sino tener claro lo que queremos hacer.
2. Deja huecos en tu agenda. Evita cargar tu agenda con todo lo que tienes pendiente y reduce tus tareas “sagradas” a 2 ó 3 actividades diarias que tienes que hacer sí o sí. Por tu propia experiencia sabrás que no habrá problemas para aprovechar esos huecos, adelantando trabajo o atendiendo a los imprevistos.
3. Mantén una actitud positiva. Si los imprevistos son el “pan nuestro de cada día”, intégralos con naturalidad en tu día a día.
4. Analizar la situación con calma y serenidad. Aunque al principio entremos en «modo cabreo» o «modo pánico» o los dos, es necesario que actuemos con calma para así poder acertar en nuestras decisiones.
5. Pensar y actuar con perspectiva y decidir de forma consciente e inteligente si el asunto imprevisto que nos acaba de llegar es más importante que el asunto sobre el que estábamos trabajando. Obviamente, tenemos que obrar en consecuencia.
6. Evitar la multitarea; es decir: hay que hacer una sola tarea a la vez; de lo contrario, es probable que no acabemos ni la tarea que estábamos realizando ni la que hemos incorporado de forma imprevista; además, ambas tareas las ejecutaremos mal.
7. Comparte la responsabilidad. Si cuando estamos realizando un trabajo importante nos llega un encargo imprevisto por parte de un jefe, tenemos el derecho (y el deber) de preguntarle si este encargo imprevisto es más importante que la tarea en la cual estamos trabajando. De esta manera, le pasamos la responsabilidad de la decisión que tome.

Si quieres ganar más tiempo para ti, este próximo septiembre podrás participar en una nueva edición de nuestro programa LIBERTAD PERSONAL  que te ayudará a cambiar tus hábitos frente a los imprevistos, y a trabajar las herramientas de planificación y organización más efectivas.

EXCUSAS O RESULTADOS

La procrastinación es el hábito de postergar o dilatar una tarea que tenemos el compromiso de resolver. Evitarla implica hacer lo que tienes que hacer hoy, sin esconderte detrás de algunas de estas excusas: «Ahora no lo voy a hacer, pero mañana sin falta lo haré seguro», «En este momento no estoy concentrado, pero mañana estaré más fresco y le meteré mano», «Ahora no me siento con ganas suficientes, así que voy a salir para relajarme un poco», entre otras.

LOS ORIGENES DE LA PROCRASTINACIÓN

La procrastinación puede ser consciente o inconsciente, y puede estar motivada por alguna o por varias de estas razones: antipatía o desagrado por el asunto, miedo a tomar una decisión, inapetencia, pereza, desconocimiento, indecisión, mala planificación y organización, etcétera.

En ocasiones, el origen de este mal hábito está en una baja forma física o anímica. Si es así, habrá que ponerle remedio. No hay ninguna necesidad de ir arrastrándose en el trabajo por algo que podemos y debemos solucionar.

En otras ocasiones puede ser la desidia la causa de dejar las cosas para luego. Desidia que puede ser la consecuencia de una cierta debilidad de carácter. O de hábitos arraigados desde la infancia.

Con frecuencia, la causa más importante es el miedo a tomar decisiones. Elegir implica el riesgo de equivocarse, y supone el abandono de otras opciones, quién sabe si mejores.

De cualquier manera, los asuntos que más posponemos son aquellos que resultan más desagradables o más peligrosos. Abordarlos, porque conducen a lograr las metas y objetivos, es una de las características de los triunfadores.

La clave está en analizar y determinar cuál es la causa que produce la tendencia a posponer las tareas o las decisiones.

SUSTITUIR EXCUSAS POR HÁBITOS PRODUCTIVOS

Para vencer a la procrastinación hay que sustituir las excusas por hábitos productivos, tales como:

1. Cultivar la actitud proactiva;
2. Darle valor y sentido a cada tarea gracias a nuestra visión global;
3. Relacionar cada asunto con el logro de nuestros objetivos e imaginar con actitud mental positiva las recompensas que vamos a obtener tras la ejecución de nuestras tareas;
4. Pensar en las consecuencias negativas que produce el aplazamiento de las tareas y en los verdaderos perjudicados (la familia y los compañeros de trabajo);
5. Simplificar una tarea descomponiéndola en pequeñas actividades más fáciles de ejecutar;
6. Aprovechar las horas en las que nos sentimos más productivos y con más ganas;
7. Desafiar a los asuntos que nos da miedo afrontar, determinando cuál debe ser el primer paso y darlo inmediatamente, para comprobar que nuestro temor era infundado;
8. Afrontemos las tareas siguiendo el orden inverso de nuestros gustos, empezando por los trabajos que menos nos apetecen. Por supuesto, esta regla está subordinada a la regla de las prioridades: si un trabajo «agradable» tiene mayor prioridad, entonces tiene preferencia sobre uno «desagradable» de menor prioridad. Este principio, si lo aplicamos regularmente, nos aportará un beneficio psicológico puesto que percibimos que la jornada va mejorando según avanza.

Nuestro programa de ORGANIZACIÓN PERSONAL te ayudará a descubrir si eres víctima de este improductivo hábito, y en tal caso, te ayudará a encontrar las causas que lo producen y te marcará las pautas para que le pongas una solución rápida y efectiva.

Hay actitudes que nos hacen perder tiempo, disminuyen nuestra eficacia y menoscaban nuestra productividad personal. Son lo que llamamos los «Enemigos de la productividad personal» o «Ladrones de tiempo», y aquellos que saben hacerles frente consiguen eliminar o disminuir sus efectos negativos.

Unos ejemplos son las interrupciones debidas a las visitas y al teléfono, las reuniones, la avalancha de correos electrónicos, las crisis o «incendios», los cambios de prioridades, decir «Sí» a todo (o lo que es lo mismo: no saber decir «No»), carecer de objetivos claramente definidos, dejar cosas para luego, dejar cosas a medias, el perfeccionismo, que nos hagan esperar y estar siempre disponible para las quejas, responder a las peticiones de ayuda y dar información a todos sin excepción, no delegar de forma adecuada…

En este post nos vamos a centrar en los 4 enemigos más dañinos. Los participantes en nuestro programa “LIBERTAD PERSONAL” podrán descubrir cuáles son los ladrones del tiempo particulares que les impiden ser más productivo, pero de forma general los que consideramos más comunes son:

1. La procrastinación

La procrastinación es el hábito negativo de posponer un asunto o una tarea que inevitablemente tenemos que resolver.

Cuando un asunto tiene un plazo y se deja para el último momento, suele convertirse en un problema. Hasta los más sencillos se acaban complicando. Y el sentimiento de culpabilidad que produce haber dificultado innecesariamente algo que antes era simple, complica aún más la resolución del asunto en cuestión.

La procrastinación va más allá de la productividad. Está también en juego la felicidad personal. Se dejan para mañana no sólo las tareas y obligaciones profesionales, sino también el logro de los objetivos personales y hasta la propia felicidad.

2. Los imprevistos

Uno de los enemigos de la productividad personal a los que tenemos que hacer frente cada día son las tareas y asuntos imprevistos, y los encargos inesperados que surgen de forma continua en cada jornada laboral.

El trabajo de los empresarios, directivos y profesionales liberales ha cambiado mucho en los últimos años. Éstos desarrollan un trabajo que no está claramente definido, no siempre saben qué tienen que hacer, en cada momento pueden elegir entre muchas tareas diferentes y, por tanto, tampoco pueden organizar demasiado su agenda. Y esto es así, precisamente, porque continuamente están surgiendo asuntos imprevistos que hay que afrontar. Y como estos imprevistos no pudieron ser tenidos en cuenta a la hora de distribuir la carga de trabajo diario, suponen un incremento de trabajo inesperado, que contribuye a aumentar la ansiedad y el estrés.

Por tanto, las tareas imprevistas y los «marrones urgentes» son algo con lo que tenemos que convivir a diario. Y esto supone conciliar el imprevisto con el resto de las tareas que queremos hacer cada día.

3. Decir sí a todo

Otro de los enemigos más comunes de la productividad personal consiste en decir «Sí» a todo; es decir; no ser capaz de decir «No» a una persona que nos pide algo que supone un incremento en nuestra carga de trabajo.

A menudo, las razones por las que nos cuesta tanto responder con un «No» se deben a un cierto temor emocional y no a un pensamiento racional. Por eso asumimos cosas que nos perjudican sólo porque así obtenemos afecto y aceptación. La mala noticia es que realmente no recibimos un verdadero afecto y, encima, perdemos el respeto que hubiéramos ganado con un comportamiento más asertivo.

Además, asumir demasiado trabajo para complacer a otros producirá el efecto contrario si dejamos que las cosas se nos vayan de las manos, debido al exceso de presión.

4. El estrés y la ansiedad

La elevada cantidad de información nueva que constantemente nos llega, la acumulación de tareas y asuntos pendientes, el exceso de imprevistos e interrupciones, el abuso de la multitarea, el ruido de nuestra mente que nos recuerda continuamente todo lo que tenemos pendientes de hacer, la mala programación con fechas mal ajustadas, y no distinguir bien lo importante de lo urgente son algunas de las principales fuentes de estrés y ansiedad, que reprimen nuestra imaginación y nuestra creatividad, obstaculizan nuestra proactividad y nos impiden tomar buenas decisiones.

Por todo ello, podemos asegurar que el estrés y la ansiedad son un enemigo muy peligroso para nuestra productividad personal, que debemos combatir para de forma prioritaria.  

Si no puedes esperar a la nueva edición en septiembre de nuestro programa de Organización Personal, en sucesivos post a lo largo de este verano te iremos dando unas pautas para superar estos ladrones de tiempo y conseguir mejorar tu productividad personal.