Hay actitudes que nos hacen perder tiempo, disminuyen nuestra eficacia y menoscaban nuestra productividad personal. Son lo que llamamos los «Enemigos de la productividad personal» o «Ladrones de tiempo», y aquellos que saben hacerles frente consiguen eliminar o disminuir sus efectos negativos.
Unos ejemplos son las interrupciones debidas a las visitas y al teléfono, las reuniones, la avalancha de correos electrónicos, las crisis o «incendios», los cambios de prioridades, decir «Sí» a todo (o lo que es lo mismo: no saber decir «No»), carecer de objetivos claramente definidos, dejar cosas para luego, dejar cosas a medias, el perfeccionismo, que nos hagan esperar y estar siempre disponible para las quejas, responder a las peticiones de ayuda y dar información a todos sin excepción, no delegar de forma adecuada…
En este post nos vamos a centrar en los 4 enemigos más dañinos. Los participantes en nuestro programa “LIBERTAD PERSONAL” podrán descubrir cuáles son los ladrones del tiempo particulares que les impiden ser más productivo, pero de forma general los que consideramos más comunes son:
1. La procrastinación
La procrastinación es el hábito negativo de posponer un asunto o una tarea que inevitablemente tenemos que resolver.
Cuando un asunto tiene un plazo y se deja para el último momento, suele convertirse en un problema. Hasta los más sencillos se acaban complicando. Y el sentimiento de culpabilidad que produce haber dificultado innecesariamente algo que antes era simple, complica aún más la resolución del asunto en cuestión.
La procrastinación va más allá de la productividad. Está también en juego la felicidad personal. Se dejan para mañana no sólo las tareas y obligaciones profesionales, sino también el logro de los objetivos personales y hasta la propia felicidad.
2. Los imprevistos
Uno de los enemigos de la productividad personal a los que tenemos que hacer frente cada día son las tareas y asuntos imprevistos, y los encargos inesperados que surgen de forma continua en cada jornada laboral.
El trabajo de los empresarios, directivos y profesionales liberales ha cambiado mucho en los últimos años. Éstos desarrollan un trabajo que no está claramente definido, no siempre saben qué tienen que hacer, en cada momento pueden elegir entre muchas tareas diferentes y, por tanto, tampoco pueden organizar demasiado su agenda. Y esto es así, precisamente, porque continuamente están surgiendo asuntos imprevistos que hay que afrontar. Y como estos imprevistos no pudieron ser tenidos en cuenta a la hora de distribuir la carga de trabajo diario, suponen un incremento de trabajo inesperado, que contribuye a aumentar la ansiedad y el estrés.
Por tanto, las tareas imprevistas y los «marrones urgentes» son algo con lo que tenemos que convivir a diario. Y esto supone conciliar el imprevisto con el resto de las tareas que queremos hacer cada día.
3. Decir sí a todo
Otro de los enemigos más comunes de la productividad personal consiste en decir «Sí» a todo; es decir; no ser capaz de decir «No» a una persona que nos pide algo que supone un incremento en nuestra carga de trabajo.
A menudo, las razones por las que nos cuesta tanto responder con un «No» se deben a un cierto temor emocional y no a un pensamiento racional. Por eso asumimos cosas que nos perjudican sólo porque así obtenemos afecto y aceptación. La mala noticia es que realmente no recibimos un verdadero afecto y, encima, perdemos el respeto que hubiéramos ganado con un comportamiento más asertivo.
Además, asumir demasiado trabajo para complacer a otros producirá el efecto contrario si dejamos que las cosas se nos vayan de las manos, debido al exceso de presión.
4. El estrés y la ansiedad
La elevada cantidad de información nueva que constantemente nos llega, la acumulación de tareas y asuntos pendientes, el exceso de imprevistos e interrupciones, el abuso de la multitarea, el ruido de nuestra mente que nos recuerda continuamente todo lo que tenemos pendientes de hacer, la mala programación con fechas mal ajustadas, y no distinguir bien lo importante de lo urgente son algunas de las principales fuentes de estrés y ansiedad, que reprimen nuestra imaginación y nuestra creatividad, obstaculizan nuestra proactividad y nos impiden tomar buenas decisiones.
Por todo ello, podemos asegurar que el estrés y la ansiedad son un enemigo muy peligroso para nuestra productividad personal, que debemos combatir para de forma prioritaria.
Si no puedes esperar a la nueva edición en septiembre de nuestro programa de Organización Personal, en sucesivos post a lo largo de este verano te iremos dando unas pautas para superar estos ladrones de tiempo y conseguir mejorar tu productividad personal.
