Por definición, los imprevistos no se pueden evitar. Si se pudieran prever ya no se llamarían imprevistos sino “asuntos previstos” y podríamos hacer uso del arte de la planificación para atenderlos de forma ordenada.
De hecho la planificación consiste en intentar ordenar lo previsible y estar preparado para ocuparnos de lo imprevisible y de esta manera reducir, en lo posible, la incertidumbre en nuestro quehacer diario.
Pero raro será que en un día de trabajo organizado no surgiera algún imprevisto o encargo inesperado. Incluso en estos periodos de vacaciones, en los que el ocio y el mayor tiempo libre nos permite una más laxa planificación, los imprevistos nos pueden suponer un incremento del estrés y la ansiedad y dar al traste con un apacible y bien organizado plan vacacional.
Por tanto, las tareas imprevistas y los «marrones urgentes» son algo con lo que tenemos que convivir a diario, tanto en vacaciones como en nuestra jornada laboral. Y esto supone conciliar el imprevisto con el resto de las tareas que queremos hacer cada día.
Para combatir los asuntos y encargos imprevistos que se nos van presentando, tenemos que contar con los buenos hábitos productivos que trabajamos en nuestro programa de ORGANIZACIÓN PERSONAL, como por ejemplo:
- Planifica. La planificación será tu mejor aliada para reducir la incertidumbre. Y lo importante no es cumplir al 100% lo planificado, sino tener claro lo que queremos hacer.
- Deja huecos en tu agenda. Evita cargar tu agenda con todo lo que tienes pendiente y reduce tus tareas “sagradas” a 2 ó 3 actividades diarias que tienes que hacer sí o sí. Por tu propia experiencia sabrás que no habrá problemas para aprovechar esos huecos, adelantando trabajo o atendiendo a los imprevistos.
- Mantén una actitud positiva. Si los imprevistos son el “pan nuestro de cada día”, intégralos con naturalidad en tu día a día.
- Analizar la situación con calma y serenidad. Aunque al principio entremos en «modo cabreo» o «modo pánico» o los dos, es necesario que actuemos con calma para así poder acertar en nuestras decisiones.
- Pensar y actuar con perspectiva y decidir de forma consciente e inteligente si el asunto imprevisto que nos acaba de llegar es más importante que el asunto sobre el que estábamos trabajando. Obviamente, tenemos que obrar en consecuencia.
- Evitar la multitarea; es decir: hay que hacer una sola tarea a la vez; de lo contrario, es probable que no acabemos ni la tarea que estábamos realizando ni la que hemos incorporado de forma imprevista; además, ambas tareas las ejecutaremos mal.
- Comparte la responsabilidad. Si cuando estamos realizando un trabajo importante nos llega un encargo imprevisto por parte de un jefe, tenemos el derecho (y el deber) de preguntarle si este encargo imprevisto es más importante que la tarea en la cual estamos trabajando. De esta manera, le pasamos la responsabilidad de la decisión que tome.
Si quieres ganar más tiempo para ti, este próximo septiembre podrás participar en una nueva edición de nuestro programa LIBERTAD PERSONAL que te ayudará a cambiar tus hábitos frente a los imprevistos, y a trabajar las herramientas de planificación y organización más efectivas.
