El trabajo ha cambiado
Una de las razones por las que a las metodologías de organización y gestión personal clásicas hay que introducirles algunos ajustes es porque el trabajo de los empresarios, directivos y profesionales liberales ha cambiado mucho en los últimos años.
El trabajo de las personas que ocupan los niveles inferiores del organigrama de la empresa está totalmente organizado, las tareas están muy definidas y es mínimo el grado de libertad que tienen para actuar de forma autónoma. Por ejemplo, quien trabaja en una cadena de montaje tiene que realizar en cada momento una tarea claramente definida y no puede hacer ninguna otra.
Hay más trabajo por hacer que tiempo para hacerlo
En cambio, el trabajo de los empresarios, ejecutivos y profesionales liberales, y aún más en la actualidad, no está ni puede estar demasiado organizado. Éstos desarrollan lo que se denomina el «trabajo del conocimiento», que se caracteriza principalmente porque no es un trabajo definido, no siempre se sabe qué hay que hacer y en cada momento pueden elegir entre muchas tareas diferentes, lo cual produce cinco consecuencias directas que hay que tener en cuenta:
- La primera consecuencia es que al no ser evidente el trabajo, es necesario definirlo antes para poder afrontarlo.
- La segunda, como el trabajo es desconocido, entonces el cerebro lo reconoce como un peligro potencial, lo cual produce estrés y ansiedad.
- La tercera, si no se sabe qué hay que hacer, tampoco se sabe cuánto tiempo requerirá ese trabajo.
- La cuarta, tampoco se sabe cuándo un trabajo indeterminado se puede dar por acabado, ya que su finalización se verá afectada por la subjetividad de cada persona.
- Y la quinta consecuencia, los trabajos indefinidos se presentan de forma continua a modo de imprevisto.
Entender el siguiente concepto es fundamental en la era del trabajo del conocimiento: Hay más trabajo por hacer que tiempo disponible para hacerlo.
La solución pasa por dejar cosas sin hacer
El problema no está en la cantidad de trabajo que hay que hacer, sino en el propio carácter del directivo, en sus hábitos y en su estilo de trabajo. Éstos son realmente los que condicionan su actitud frente al volumen de trabajo y al uso del tiempo, y que tantos problemas les genera. El entorno profesional, por supuesto, también influye en la organización personal, ya que no es lo mismo por ejemplo, ser jefe en una empresa que en otra, o ser jefe en un sector que en otro, pero es el propio directivo quien puede y debe hacer ajustes en su propia persona.
Por tanto, la ventaja que los jefes y profesionales liberales tienen a la hora de tomar sus propias decisiones, a priori es buena, pero si no se sabe administrar, entonces se acaba:
- haciendo cosas innecesarias,
- haciendo algo que puede o debe hacer otra persona,
- dejando cosas importantes para luego,
- ejecutando una tarea antes de conocer con exactitud lo que se debe hacer,
- reaccionando a los acontecimientos en vez de controlarlos…
Por tanto, ya que hay más trabajo por hacer que tiempo disponible para hacerlo, la solución pasa, inexorablemente, por dejar cosas sin hacer. La clave está en disponer de un sistema eficaz que nos ayude a elegir qué hacer y qué dejar de hacer.
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