LA TRAMPA DE LA MULTITAREA
Mucha gente presume de llevar por delante varias cosas a la vez, lo que las hace sentirse más productivas, aunque los estudios científicos demuestran que se trata de una falsa sensación, ya que la multitarea reduce grandemente la productividad personal.
El cerebro sólo puede prestar atención efectiva a una sola cosa. De manera que si obligamos al cerebro a prestar atención a más de una cosa a la vez, lo hará, pero de forma ineficaz, lo que se traducirá en un mayor número de errores, una menor calidad de los resultados obtenidos, un mayor tiempo total empleado… En definitiva, una reducción de la productividad personal.
Otro de los inconvenientes de la multitarea es que es muy adictiva porque nos produce la sensación de que pronto habremos acabado varios asuntos de nuestra lista de tareas pendientes, aunque es probable que no acabemos ninguna de las actividades empezadas y el trabajo que hayamos adelantado lo habremos hecho mal.
ESTATE A LO QUE ESTÁS
Somos más productivos cuando estamos completamente inmersos en la actividad que nos ocupa, cuando estamos totalmente concentrados o enfocados en una sola tarea.
Sin embargo, cuando estamos desarrollando alguna tarea, casi sin darnos cuenta, también estamos pendientes del móvil, del correo electrónico, de las redes sociales… (igual se llaman redes porque nos atrapan). De forma continua interrumpimos lo que estamos haciendo sin ser conscientes del coste que este mal hábito nos acarrea tanto en pérdida de tiempo como en aumento de estrés y ansiedad.
Es nuestra responsabilidad como empresarios, directivos o profesionales liberales, protegernos y habilitar periodos durante los que mantenernos enfocados, evitando interferencias externas: distracciones e interrupciones.
DEFINIR ANTES QUE EJECUTAR
Es más importante dedicar tiempo a definir el trabajo que ejecutarlo directamente sin reflexión ni previsión. Si definimos correctamente el trabajo, identificaremos lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer. Es paradójico que en el trabajo del conocimiento la pregunta que hay que hacerse constantemente sea: ¿Puedo yo no hacer este trabajo?, precisamente para disponer de tiempo suficiente para lo que sí hay que hacer.
Eso sí, una vez identificado lo que hay que hacer en cada momento, el siguiente paso es hacerlo bien. Y hacerlo bien, entre otras cosas, consiste en empezarlo y acabarlo en el tiempo que le asignemos.
Por tanto, todo el tiempo que invirtamos definiendo el trabajo, lo ahorraremos en su ejecución, nos permitirá acabarlo a tiempo y, además, el resultado será de mayor calidad.
EFICAZ VS. EFICIENTE
No basta con ser eficaz (hacer lo que hay que hacer), sino que también hay que ser eficiente (hacer las cosas empleando la cantidad óptima de recursos, entre los que se encuentra uno de los más valiosos: el tiempo).
En el trabajo del conocimiento, la mejora de la productividad personal puede alcanzarse por dos vías: seleccionando mejor lo que hay que hacer y haciendo mejor lo seleccionado. Seleccionar mejor aumentará nuestra eficacia, ya que dejaremos sin hacer lo menos relevante para el logro de nuestras metas y objetivos; y hacerlas mejor aumentará nuestra eficiencia, ya que haremos un uso más óptimo de nuestro valioso tiempo, gracias a nuestro enfoque y concentración.
Y tú qué prefieres ¿Ser eficaz o eficiente?
