Para ser productivo hay que poder decirles «Sí» a los asuntos prioritarios que hemos decidido atender hoy, y para conseguir esto, tenemos que decirles «No» a otras actividades que no hemos decidido nosotros y que sólo van a afectar negativamente a nuestras prioridades.
Hay que tener también en cuenta que, muchas veces, decir “Sí” a un superior, colega o cliente supone decir que “No” a otro, y ese otro, normalmente es uno mismo o su familia o amigos. Responder con un «No» o con un «Más tarde» resulta muy beneficioso para nosotros. Podemos adornarlas un poco o decirlas sin rodeos, según con quién estemos hablando.
Decir que “Sí” resulta más sencillo porque estamos habituados a agradar y a buscar la aceptación de nuestros congéneres ya que somos animales sociales. Otro motivo por el que evitamos decir «No» es el miedo al qué dirán si no aceptamos. Pero normalmente, la gente está tan ocupada en sus cosas que pronto se olvidarán de que defendimos nuestra agenda y nuestros derechos.
Para aprender a decir «No», tenemos que hacer uso de los hábitos productivos que nos han servido también para combatir la procrastinación, y los asuntos y encargos imprevistos:
- Pensar y actuar con perspectiva, y decidir por uno mismo si la actividad o encargo que se está presentando en este momento es más importante que el asunto sobre el que se está trabajando y más importante que los asuntos previstos para los próximos días.
- Actuar de forma asertiva; es decir: manifestemos nuestra opinión y defendamos nuestros derechos, con naturalidad pero con firmeza, y de una manera que no ofenda ni afecte a los derechos de la otra persona. La asertividad es un arte fundamental en las relaciones humanas y laborales y es una habilidad que se entrena en nuestros programas de Organización personal.
- No amilanarse por la autoridad. Si la nueva tarea o encargo viene de parte de un jefe, de alguien que ocupa un nivel superior en el organigrama de la empresa, entonces decir «No» puede resultar engorroso; por eso, podemos decir algo como: «Por supuesto que lo haré, pero permítame que le muestre estos proyectos en lo que estoy trabajando».
- Expongamos nuestros planes de forma minuciosa y organizada. Digamos algo como: «He calculado que me van a llevar toda esta semana y parte de la siguiente; por tanto, lo que me acaba de encargar me impedirá acabar todos esto. ¿Qué prefiere usted que cancele o aplace para que pueda encargarme de esta nueva tarea?».
- Trasfiera la responsabilidad. Normalmente, esta persona no querrá cargar con la responsabilidad de que por su culpa no podamos cumplir nuestros planes.
- Mejor ser sinceros que no cumplir. Lo más difícil puede ser decir que no a un cliente, porque tenemos grabado a fuego el antiguo axioma de “El cliente siempre tiene la razón”. Y no es verdad. A pesar del miedo que nos puede dar exponer las dificultades de cumplir con las exigencias de un cliente, hay que tener en cuenta que es mejor explicarle razonada y calmadamente el porqué de nuestra negativa, que decirle que sí se va a cumplir con los plazos, requisitos o coste del producto o servicio y luego incumplir lo que prometimos.
Si quieres ganar más tiempo para ti, este próximo septiembre podrás participar en una nueva edición de nuestro programa LIBERTAD PERSONAL que te ayudará a decir que NO a lo que no te conviene, y a trabajar las herramientas de planificación y organización más efectivas.